Protoflow 2.0 gestisce e organizza i tuoi flussi documentali

Protoflow è un sistema integrato per la gestione informatica dei flussi documentali in ambiente web, in grado di trasformare la pura registrazione dei documenti, in arrivo e in partenza, in una risorsa di tutta l'organizzazione. 

Protoflow è un sistema integrato per la gestione informatica dei flussi documentali in ambiente web, in grado di trasformare la pura registrazione dei documenti, in arrivo e in partenza, in una risorsa di tutta l'organizzazione. 

Protoflow gestisce tutta la documentazione in entrata e in uscita dal perimetro del Cliente, la mette in relazione con una anagrafe di soggetti, ne attribuisce e traccia la responsabilità, la conserva sia localmente che, quando richiesto, utilizzando un conservatore a norma (AGID – CAD – art. 44). 

Protoflow permette di trattare documenti cartacei digitalizzati, documentazione nativamente elettronica e posta elettronica certificata (PEC).  La registrazione di un documento è l’operazione che attribuisce un identificatore unico e immutabile al documento o insieme di documenti. 

I documenti registrati diventano “Pratiche” e ne viene tracciata la storia all’interno dell’organizzazione, dallo smistamento iniziale all’assegnazione a una persona specifica o a un gruppo, all’evasione finale, senza dimenticare la possibilità di errore. 

I documenti possono essere acquisiti per via elettronica, tramite scanner, stampante multifunzione, PEC,  Web Service, permettendo l’integrazione con sistemi esterni che generano documenti (contratti utente, fatture elettroniche, …). 

Il modulo PEC si connette a una casella PEC fornita da un gestore e automaticamente scarica, registra e memorizza tutti i documenti in arrivo; permette altresì di inviare automaticamente registrazioni in uscita, e di seguirne accuratamente tutti i passi di consegna.  

Opzionalmente è disponibile il modulo “Flussi autorizzativi” che consente di produrre documenti in uscita, firmati con Firma digitale (D. lgs 217/2017) su dispositivo esterno,  seguendo un insieme formalmente definito di passi. 

Utilizzando il modulo “Liquidazioni”, la funzione Ragioneria di un’azienda riceve richieste di liquidazioni e le lavora, seguendo un definito flusso autorizzativo, sempre basato sulla Firma Elettronica (o sulla firma informatica debole, se richiesto), mantenendo la tracciabilità dei passi e dei documenti. 

Protoflow è stato sviluppato da teamQuality avendo come riferimento il rispetto della normativa vigente, in particolare il DPR 445/2000, e la “CheckList di supporto alla verifica e alla valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali”. 

Funzionalità e struttura L’applicazione è totalmente accessibile a mezzo Web ed è strutturata in tre sezioni:

  • protocollo;
  • evasione pratiche;
  • amministrazione

Protocollo

Interfaccia semplificata per il Protocollo con le seguenti funzionalità:

  • Registrazione dei documenti in ingresso e in uscita con associazione automatica del numero di protocollo;
  • Stampa etichette con i codici a barre valevoli in luogo dei timbri apposti sui documenti cartacei;
  • Digitalizzazione dei documenti cartacei direttamente dal sistema attraverso una maschera semplificata;
  • digitalizzazione di più documenti ponendo le etichette con i codici a barre come separatori poichè il sistema riconosce i codici e associa in automatico i documenti ai relativi protocolli;
  • Ricerche avanzate sui protocolli esistenti;
  • Annullamento protocolli indicandone la motivazione;
  • Smistamento dei protocolli in arrivo agli uffici interessati;
  • Invio copia elettronica dei documenti in partenza agli uffici emittenti;
  • Analizza tutte le informazioni e i dati con la possibilità di visualizzare gli indicatori di processo delle singole pratiche (es. tempi di risposta) e grafici di analisi.

Evasione pratiche

Sezione dedicata alla tracciabilità dello stato delle pratiche.

Ciascun ufficio riceve e visualizza la lista dei protocolli di competenza, visualizza in PDF i documenti che li compongono e li marca come evasi o li rimanda allo smistamento se non sono di propria competenza.

Amministrazione

Sezione dedicata alla creazione e gestione delle utenze che possono accedere con diversi livelli di privilegio alle funzionalità del programma; nello specifico il programma permette di gestire in maniera gerarchica utenti, gruppi e uffici.

ProtoFlow Suite

La caratteristica di modularità di ProtoFlow permette la sua integrazione con gli altri componenti di ProtoFlow Suite: tQdoc per la gestione documentale.

ProtoFlow è un’ applicazione Web realizzata secondo le specifiche J2EE che richiede un Web server e un Application Server. Dal punto di vista hardware, è necessario un server entry-level, standard di mercato, con Windows 2000 oppure XP. L’ambiente di sviluppo utilizzato è CADMO® in grado di descrivere un’ applicazione Web di accesso a banche dati mediante un meta database.

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