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Flow documentale: il flusso di coscienza della tua azienda

In psicologia, il flow – o flusso – è definito come uno stato di coscienza in cui una persona è totalmente immersa in un’attività. Questa condizione, chiamata anche esperienza ottimale, è caratterizzata da un coinvolgimento totale dell’individuo, che si ritrova focalizzato, motivato e gratificato solo in riferimento all’azione che sta svolgendo. 

In ambito aziendale parliamo invece di workflow, ovverosia l’individuazione di un modello di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività che hanno lo scopo di ottimizzare le performance e l’utilizzo delle risorse. 

Nello specifico, definiamo il workflow dei documenti come una procedura digitale standardizzata, con cui un documento può essere creato, acquisito, firmato, protocollato, modificato e conservato in un’unica soluzione. 

Ogni organizzazione può quindi gestire in autonomia e al massimo dell’efficienza il ciclo di vita di un documento.

Workflow: cos’è la gestione del flusso documentale?

Possiamo definire la gestione del flusso documentale come l’insieme delle azioni che, tramite software e procedure specifiche, consentono di monitorare, gestire e archiviare i documenti in modo digitale, così da ridurre considerevolmente l’utilizzo della carta. 

Solitamente, la corretta gestione di un workflow documentale si articola in 3 passaggi: 

  • IDENTIFICARE I DOCUMENTI: in un’azienda sono molteplici i tipi di documento necessari per lo svolgimento delle varie attività e ognuno di questi necessita di un tipo di flusso ad hoc.
  • INDIVIDUARE I SOGGETTI RESPONSABILI: ovviamente ogni tipo di documento necessita di un professionista specializzato e direttamente responsabile. Individuare le persone corrette da coinvolgere consente di semplificare i processi e di evitare passaggi inutili. 
  • DEFINIRE I FLUSSI: per ogni tipo di documento vanno stabiliti e condivisi dei flussi che permettano di crearli, controllarli, riceverli, classificarli, archiviarli ed eliminarli.  
 

Ma quali benefici può ottenere concretamente la tua azienda?

I 7 vantaggi portati dal flow

Se sei arrivato fin qui ti starai chiedendo quali sono i vantaggi che un corretto workflow documentale porta alle aziende. Eccone 7:

1 – Miglioramento generale dell’efficienza 

L’automatizzazione dei processi consente infatti di eliminare molti passaggi lenti e superflui. Così facendo, l’azienda riesce ad avere un controllo molto più capillare e preciso sull’archiviazione dei documenti. 

2 – Aumento della semplicità 

Aumentata semplicità di adempimento degli obblighi di legge in relazione alla conservazione dei documenti, grazie agli aggiornamenti costanti del software. 

3 – Maggiore flessibilità 

Il software concede grande flessibilità, essendo programmabile in base alle proprie esigenze. 

4 – Velocità, velocità e velocità 

Una grande velocizzazione dei flussi di lavoro

5 – Informazioni centralizzate 

Un miglioramento della fruibilità delle informazioni, che diventano centralizzate e quindi direttamente disponibili sul software. 

6 – Facilità di gestione 

La facilità nella gestione e il costante monitoraggio consentono di abbassare drasticamente la percentuale degli errori umani. 

7 – Accesso ai dati in qualsiasi luogo 

La delocalizzazione dei dati permette di accedervi in qualunque luogo e in qualunque momento e soprattutto in tempi estremamente ridotti. 

I settori di utilizzo del flow

Non bisogna, però, pensare che l’utilizzo di un workflow documentale ottimizzato sia limitato esclusivamente all’archiviazione e conservazione delle informazioni. 

Lo troviamo nel settore degli acquisti, nel momento in cui ci si trova a gestire richieste di acquisto (che poi diventano ordini rivolti al fornitore), oppure nella gestione dei documenti di trasporto e per i pagamenti delle fatture ai fornitori. 

Nel campo delle vendite, dove si è soliti automatizzare la gestione dei contratti, delle offerte e dell’assistenza; per le risorse umane (aggiungere link per articolo HR), in cui si sfrutta per la gestione degli iter di assunzione e per i rimborsi spese.

Nel ramo amministrazione, che richiede workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa; in sostegno nell’area qualità, per aiutare l’utente nella gestione di un reclamo e nell’area GDPR, notificando la violazione e avvisando le autorità e i soggetti direttamente coinvolti.  

Questo perché la mole di documenti che un’azienda è costretta ad archiviare è molto consistente e i processi di gestione comportano un grande dispendio di tempo e di risorse. 

Nell’ottica di dematerializzazione dei documenti, le imprese si stanno muovendo nella direzione di un workflow ottimizzato in ogni branca dell’attività aziendale. 

Protoflow: teamQUALITY e la gestione dei flussi documentali

ProtoFlow 2.0 è un sistema integrato per la gestione informatica dei flussi documentali in ambiente web progettato da teamQUALITY, in grado di trasformare la pura registrazione dei documenti, in arrivo e in partenza, in una risorsa per tutta l’organizzazione

I documenti possono essere acquisiti indistintamente tramite scanner, stampante multifunzione o PEC, permettendo l’integrazione con sistemi esterni che generano documenti. 

I documenti registrati diventano quindi “pratiche” e ne viene tracciata la storia all’interno dell’azienda, partendo dallo smistamento iniziale, passando per l’assegnazione e lo svolgimento da parte di un singolo elemento oppure di un gruppo, fino all’evasione finale. 

L’applicazione è totalmente accessibile via Web, ed è strutturata in tre sezioni: 

  • AMMINISTRAZIONE: sezione dedicata alla creazione e alla gestione delle utenze che accedono alle funzionalità del programma. Il programma consente di gestire in sostanza utenti, gruppi e uffici.
  • EVASIONE PRATICHE: sezione dedicata alla tracciabilità delle pratiche. Ciascun ufficio visualizza in PDF i documenti e li può marcare come evasi oppure rimandarli allo smistamento.
  • PROTOCOLLO: un’interfaccia semplificata che permette di registrare i documenti sia in entrata che in uscita, di digitalizzare i documenti cartacei direttamente dal sistema e di analizzare tutte le informazioni e i dati con la possibilità di visualizzare gli indicatori di processo delle singole pratiche e i grafici di analisi.  

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