ProtoFlow 2.0
Gestione Flussi Documentali
Sistema di gestione dei flussi documentali
Gestisce tutta la documentazione: la mette in relazione con un’anagrafe di soggetti, ne attribuisce e traccia la responsabilità, la conserva sia localmente che, quando richiesto, utilizzando un conservatore a norma (AGID – CAD – art. 44).
Le funzionalità di ProtoFlow 2.0
Protocollo
La sezione Protocollo presenta un’interfaccia intuitiva con le seguenti funzionalità:
- Registrazione dei documenti in entrata e in uscita con associazione automatica del numero di protocollo;
- Stampa etichette con i codici a barre valevoli in luogo dei timbri apposti sui documenti cartacei;
- Digitalizzazione dei documenti cartacei direttamente dal sistema attraverso una maschera semplificata;
- Ricerche avanzate sui protocolli esistenti;
- Annullamento protocolli indicandone la motivazione;
- Smistamento dei protocolli in arrivo agli uffici interessati;
- Invio copia elettronica dei documenti in partenza agli uffici emittenti;
- Analizza i dati con la possibilità di visualizzare gli indicatori di processo delle singole pratiche e grafici di analisi.
Evasione pratiche
Sezione dedicata alla tracciabilità dello stato delle pratiche. Ciascun ufficio riceve e visualizza la lista dei protocolli di competenza, visualizza in PDF i documenti che li compongono e li marca come evasi o li rimanda allo smistamento se non sono di propria competenza.
Amministrazione
Sezione dedicata alla creazione e gestione delle utenze che possono accedere con diversi livelli di privilegio alle funzionalità del programma. Nello specifico il programma permette di gestire in maniera gerarchica utenti, gruppi e uffici.
Come funziona ProtoFlow 2.0
Il software permette di trattare documenti cartacei digitalizzati, documentazione nativamente elettronica e posta elettronica certificata (PEC). La registrazione di un documento è l’operazione che attribuisce un identificatore unico e immutabile al documento o insieme di documenti.
I documenti possono essere acquisiti per via elettronica, tramite scanner, stampante multifunzione, PEC, Web Service, permettendo l’integrazione con sistemi esterni che generano documenti (contratti utente o fatture elettroniche per esempio).
I documenti registrati diventano “Pratiche” e ne viene tracciata la storia all’interno dell’organizzazione, dallo smistamento iniziale all’assegnazione a una persona specifica o a un gruppo, all’evasione finale, senza dimenticare la possibilità di errore.
Il modulo PEC si connette a una casella PEC fornita da un gestore e automaticamente scarica, registra e memorizza tutti i documenti in arrivo; permette altresì di inviare automaticamente registrazioni in uscita, e di seguirne accuratamente tutti i passi di consegna.
Opzionalmente è disponibile il modulo “Flussi autorizzativi” che consente di produrre documenti in uscita, firmati con Firma digitale (D. lgs 217/2017) su dispositivo esterno, seguendo un insieme formalmente definito di passi.
Utilizzando il modulo “Liquidazioni”, la funzione Ragioneria di un’azienda riceve richieste di liquidazioni e le lavora, seguendo un definito flusso autorizzativo, sempre basato sulla Firma Elettronica (o sulla firma informatica debole, se richiesto), mantenendo la tracciabilità dei passi e dei documenti.
Le soluzioni più vendute
Adempimenti Documentali
Archiviazione Documentale
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